對企業而言，郵件系統是必不可少的。郵件系統的投資并不大，對于小企業而言，投資兩萬元足以構建企業郵件系統；對大型企業而言，十余萬元也能構建企業的核心郵件系統。但是這樣的郵件系統在目前的網絡環境下是難以使用的，因為愈演愈烈的垃圾郵件等郵件安全問題以及郵件搜索與歸檔問題都無法得到有效解決。
簡單存儲是不夠的
為了進行災難恢復，需要對郵件進行備份，這是郵件存儲的最初要求。這其中最為典型的就是磁帶備份。磁帶備份容量大，價格相對較低。不過如果想在備份郵件中進行查詢，需要將磁帶一盤盤恢復到系統上，然后在郵件系統中查詢。由于郵件系統檢索功能很弱，要查找某封郵件無異于大海撈針。
另一種方案是將系統數據定期拷貝到離線存儲設備上。這種方式存在幾個弊端：一是容易出現重復拷貝現象，浪費存儲空間；二是無法保證數據的完整性，如兩次拷貝之間刪除的文件無法備份；三是成本高，一般要用NAS或者SAN大容量存儲設備，或者必須使用大型廠商的專用系統才能實現。
這兩種簡單的方案一般是專門針對某些企業而設計的，已經實現了從數據層到應用層的跨越。但這類方案通常只能滿足一個或幾個方面的法規需求，無法為企業提供全面而專業的、遵從各種現有法規的專用歸檔解決方案。
法規遵從讓成本上升
法規遵從歸檔（Compliance Archiving）設備，是專門應對各種目前現有的法規、取各種法規的最大并集而設計的專業歸檔系統。法規遵從需要企業在業務運作中守規矩，遵守政府和行業制定的各項法律、法規及各種規章，并且對信息具備足夠的可控性。
一個完善的歸檔系統應該具備以下幾個功能：一是存儲倉庫功能，存儲倉庫收集所有向外發出和從外收到的以及內部的郵件數據；二是搜索及數據挖掘功能，能夠通過搜索查詢到相關的郵件信息；三是法規遵從性的需求，整個體系的設計應遵從法規，如不能刪改數據等。從成本構成看，歸檔系統由存儲系統和歸檔軟件兩部分構成。相比郵件備份，歸檔系統注重搜索，磁帶機這種成本非常低的設備無法實現上述功能，必須使用大容量磁盤介質。這使得郵件存儲成本大幅度提高。此外歸檔需要對備份的郵件構建索引數據庫，以便進行搜索。法規遵從要求系統增加的許多功能導致歸檔軟件比簡單的備份更加復雜，這使得歸檔系統的成本進一步上升。郵件備份、歸檔特別是法規遵從使用戶對郵件系統的投資直線上升。大型企業實施法規遵從的郵件歸檔體系可能需要投資上百萬元甚至上千萬元。
不要以為這些投資是不合算的，國內某企業因為郵件系統不合法規，被罰款2000萬元。而其實施法規遵從郵件存儲解決方案預計只需不到1000萬元。在這樣的背景下，我們應當如何降低郵件歸檔系統的成本呢？
方案選擇應因需而定
1 . 選擇備份還是選擇歸檔。如前面描述可知，歸檔特別是法規遵從的歸檔系統成本大幅度提升，因此企業用戶首先需要明確自己存儲的目的。如果用戶僅僅是為了進行災難恢復，那么只需要簡單的備份就可以了。通常郵件系統都支持聯機備份或脫機備份。通常情況下，利用郵件系統自帶的工具就能完成，也可利用第三方工具對備份內容進行選擇，其可操作性往往比系統自帶的要好。
2 . 備份時間及介質的選擇。備份的介質主要分為兩大類：磁帶和磁盤。磁帶介質有其局限性，容易發生質變。因此隔一段時間需要對數據重新翻讀一下，如果有問題，則需要更換磁帶。但是磁帶價格低，存儲的數據量大，適合需要存儲大量數據的用戶。而磁盤是在一個真空的實體里面，它的盤片不會受到影響，所以它的保留時間是非常長的，磁帶壞了就不能用，但磁盤是可以修復的。對于郵件備份而言，幾TB的數據容量，能夠滿足小型企業幾年的數據需求，因此企業完全可以選擇磁盤長期保存數據。
3 .法規遵從郵件歸檔的成本控制。前面介紹的兩種情況適合一般企業的郵件存儲需求。但在當前信息化廣泛應用的背景下，企業和組織不僅要考慮經濟指標的增長問題，還要關注是否符合社會法規和行業標準的問題。美國的很多政府法規和規章都十分詳細。例如，《美國醫療保險信息交換與保密法案 （HIPAA）》規定美國公司必須保護人事數據，醫療保險提供商必須保護病人信息。
其中有些指標的規定還十分具體，如：很多法律程序會要求電子郵件的查找過程必須在72小時內完成，對某些特定信息要求保存的時間長達7年。
控制成本的兩個步驟
首先是確定郵件存儲的內容，不是所有的郵件都需要存儲，并且不同性質的郵件需要存儲的時間要求是不等的。業內人士把郵件存儲中經常遇到的問題稱為Bacn，也指那些既不是重要郵件也不是垃圾郵件的郵件，包括新聞郵件、同接收人有關系的公司的廣告郵件以及各種人力資源郵件等。簡單地說垃圾或病毒郵件都可以不存儲。對Bacn郵件的解決方法和垃圾郵件的解決方法相同，就是過濾。如果不對垃圾及病毒郵件進行過濾，將導致大量的存儲浪費。國內某知名ISP調查顯示，其所收到的所有郵件中垃圾郵件占總郵件數近85%，消耗80%的帶寬流量，消耗50%以上的帶寬資源，除垃圾郵件外的10%到30%的電子郵件都是Bacn郵件，不僅堵塞收件箱，還影響搜索結果。
因此經過郵件網關過濾可以節省大量存儲投資。值得注意的是，郵件網關一般都帶有自己的存儲空間，通常都可以保留幾個月的數據。這么長的時間足夠最終審核是否有正常郵件被誤判了。另外，歸檔系統或郵件服務器的日志功能可定義哪些郵箱和哪些發件人的信件需要備份。經過細分后，可以進一步節省存儲空間。
許多郵件歸檔系統具備壓縮存儲功能，從而進一步降低存儲消耗。此外，有些存儲系統采用一些特別的技術減少存儲量，例如梭子魚（Barracuda）的單一實例存儲功能。如果一個附件發送給多個用戶，在存儲系統中，將只保留一份文件，這大大地節約了存儲空間。Barracuda的壓縮存儲功能可以節約近1/3的存儲空間。
其次是確定歸檔系統。目前法規遵從歸檔系統有兩種類型，一種是軟件系統，如MessageOne公司的QuickStart、Mimosa公司的NearPoint和Messagesolution公司的產品，它們都能幫助用戶恢復系統或查找到特定的郵件。但是這類系統需要外部的存儲設備，例如Messagesolution經常采用EMC或Plasmon作存儲，綜合成本很高。另一類是一些郵件廠商或反垃圾郵件廠商提供的軟件、硬件合一的產品，如碩琦等，設備本身具備大容量的磁盤。如梭子魚的一款產品共有2TB的存儲空間。這類系統的價格在十幾萬到幾十萬元不等。相比較而言后者價格比較實惠。不過，軟硬一體方案的標準配置通常支持用戶兩年的郵件存儲量。如果需要存儲更長時間的數據，需要擴容或外接存儲設備。而前一種采用了專門的存儲設備，容量的擴充將更加平滑。
如果用戶是超大型企業，有1萬個以上的郵件用戶，那么使用前一種方案更加適合一些。對于需要對數百到數千用戶的郵件進行歸檔的用戶，軟硬合一的歸檔方案將是優先選擇的方案。
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梭子魚郵件存儲網關是一個即插即用型的、軟硬合一的郵件存儲解決方案，安裝簡單、管理方便，能夠幫助企業建立符合政府法規或企業標準的郵件存儲方案。梭子魚郵件存儲網關能夠幫助企業實現以下功能：
１．綜合的郵件管理。支持多種郵件導入方式（ＭＡＰＩ和．ｐｓｔ文件），完善、高效的搜索和修復功能，實現郵件索引和郵件導出。
２．集中式存儲管理。通過智能存儲管理接口來管理內部或外部存儲的郵件。
３．集中式管理。提供經濟實惠的、對公司存儲設置和相關規則的管理。
４．內建的病毒檢測。為公司郵件存儲的內容提供特別的保護。
