對于當今數據密集型企業，每日備份是必不可少的工作，而歸檔企業信息資產以長期保存仍被視為是“必要”的選擇。對這一流程要一分為二地看待，原因在于，企業最初對備份和歸檔同等對待，因為這兩者在維護電子郵件系統、文件服務器和其他數據存儲庫方面都起著舉足輕重的作用。盡管如此，歸檔和備份之間還是存在很大差異，企業制定有別而又互補的策略以有效地滿足不同目的和流程就越發重要。
近年來，對更好地控制數據增長和基礎設施成本同時降低與企業、法律或法規遵從相關的風險的需求日益增長，這使得戰略性歸檔變得愈加重要。法務團隊和其他企業利益相關方在努力降低與應對日益增多的eDiscovery（電子發現）和治理要求相關的成本和復雜性，歸檔作為企業 IT 核心要務的地位日益凸顯。
因此，企業需要認清歸檔和備份之間的差異，才能找到將這些核心功能整合到一個具有合力的整體數據管理結構中的最佳方法。在介紹協調備份和歸檔以簡化業務連續性、eDiscovery 和信息生命周期管理的最新觀點之前，本文將深入探討這兩個關鍵流程。
有備份為什么還要歸檔？
備份的功能主要是為主數據創建副本，以便在硬件故障、用戶錯誤或發生災難性事件時保護數據免遭破壞。通常情況下，這些生產數據副本存儲在低成本介質（例如，磁帶）中，然后作為總體災難恢復計劃的一部分運至異地。每日或定期執行備份是大多數企業數據保護策略的基本要素，但重要的是，要認識到備份是戰術型的，并且通常著眼短期。
雖然越來越多的企業選擇基于磁盤的備份和恢復來加快備份和恢復流程，但大部分企業仍然嚴重依賴磁帶備份。從磁帶恢復數據是一個繁瑣、耗時且不可靠的流程 – 無數實例表明，當企業無法從基于磁帶的備份復制關鍵數據時會遇到諸多問題。
另一方面，歸檔旨在存儲所有數據，而不只是某一時間點存儲在服務器上的數據。通常，歸檔以支持快速、輕松搜索和訪問（如需要）內容的格式存儲在磁盤上。借助歸檔，可以在內容的整個生命周期保證其可訪問性和可讀性，這就是這一流程與 eDiscovery 密切關聯的原因所在。
多數情況下，由歸檔生成數據的時間和成本僅相當于從備份復制內容的一小部分。大多數集成的內容歸檔解決方案包含電子郵件系統，這些系統由于各種原因變成非常重要的問題。Osterman Research 的調查顯示，企業用戶在一個典型工作日平均花費 152 分鐘使用電子郵件。事實上，據 Osterman 報告，用戶每天發送和接收的電子郵件數超過 120 封，他們需要的大部分信息都承載在電子郵件中。
除了處理海量電子郵件帶來的存儲和網絡影響外，支持消息環境下前瞻性法律發現的能力是由歸檔而非備份驅動的。事實上，同時歸檔電子郵件和數據有多種顯而易見的原因，其中包括：
-eDiscovery
-法規遵從
-存儲管理
-知識管理
-保持生命周期管理
-災難恢復和業務連續性
歸檔技術進步優化了存儲及信息管理
近年來，歸檔技術的進步使應對越來越多與電子郵件和文件共享相關的挑戰變得更輕松。特別值得一提的是將存儲在昂貴的主存儲中的過期和無效數據轉移到低成本二級存儲的策略驅動型方法。新增的壓縮和重復數據刪除技術已被證明在進一步降低存儲要求方面非常有用，而采用加密技術則可提供額外的安全保護措施。
在消息環境中，對主要的電子郵件和協作系統（例如，Microsoft Exchange、SharePoint 和 IBM Lotus Notes）提供多平臺支持至關重要。同樣重要的是，能夠用主存儲上的獨立存根 （stub） 文件取代電子郵件，這些文件保留了原始文件的主要屬性，而存儲要求則非常低。通過記錄每個電子郵件的副本，或基于日期和/或郵件大小等參數從用戶的郵箱采集電子郵件，可以根據定義的策略，自動移動和歸檔電子郵件。
這不僅有助于企業節省寶貴的存儲空間，而且這一級別的歸檔功能可通過執行保留和處置策略確保對訴訟和審計準備就緒。另外，將文件歸檔作為對電子郵件歸檔的擴展使企業能夠應對日益發展的趨勢，將文件作為 eDiscovery 舉措的一部分。
現代歸檔解決方案包括的特性和功能可改進信息管理，優化數據分層，從而確保成本可管理，流程既可重復又在法律上可辯護。通過實施強大的歸檔系統，企業還可以減少要備份的數據量，同時增加滿足恢復時間目標/恢復點目標 （RTO/RPO） 所需的數據副本。
當今現代內容歸檔的另一大優勢是可以通過云計算集成大幅降低成本。集成的重復數據刪除和加密功能允許在整個網絡有效地移動歸檔數據，以獲得長期云存儲所帶來的巨大經濟優勢。集成的報警、報告和數據驗證有助于確保數據安全到達云，規避了與人工編寫腳本或獨立網關設備相關的風險。
隨著越來越多的企業采用基于硬盤的備份，現代歸檔理念正轉變為對這兩個領域采取一種更加綜合的方法。其結果最終可簡化信息生命周期管理，同時進一步降低成本和風險。
借助現代數據管理模式統一歸檔與備份
將備份和歸檔分隔開來的傳統做法正讓位于一種全新方法 – 將這兩個領域加以融合，以簡化業務連續性、數據恢復和 eDiscovery。當從電子郵件應用程序備份的數據成為從主應用程序歸檔的備選方案時，這種統一方法解決了由來已久的“做什么”的問題。通常，這些數據應當從生產環境移至歸檔，而與備份無關。
然而，越來越清晰的一點是，統一這一流程可以減少處理工作和存儲成本，這就是為什么現代數據管理模式呈現強勢的原因所在，因為這些模式提供了巨大的靈活性，可以將數據從備份移至歸檔，同時最大限度減少與核心應用程序的交互。要做到這一點需要采用單一信息框架，在數據的整個生命周期，從跨所有位置、介質、公共云或私有云的單一源集中管理所有數據。
這種創新方法讓您能夠采用集成策略和流程，查看、存儲和管理所有具有類似性質的企業數據（例如，電子郵件、附件、數據庫、視頻、音頻、即時消息等）。通過這種方式，可以根據信息的業務價值，存儲、組織和保留信息。從而顯著改進數據訪問，同時支持端到端信息管理。
自動內容分類是現代數據管理的另一個重要屬性，有助于企業保留合適的數據，最大限度減少不必要的和昂貴的數據存儲以實現全面節省。配合其他合法數據保存/保留策略以及專用的記錄管理解決方案（包括 Microsoft Office SharePoint Server，MOSS），內容驅動型管理可提升協作和知識共享水平。
此外，全內容索引支持將所有的索引數據副本（例如，備份和歸檔數據）組合到一個單一、可搜索的歸檔，從而通過自助式數據訪問以進行搜索和發現來提高工作效率。針對非 IT 人員使用而優化的搜索界面將更加流行，事實證明方便、快捷和準確的搜索可以省卻購買昂貴的外包發現服務。
隨著時間的推移，無縫集成備份和歸檔的總體優勢將改變企業針對這兩個領域的思考方式，特別是當快速大數據量發現搜索和安全合法數據保留帶來實實在在的直接優勢時。通過一個通用、直觀的界面來訪問集中歸檔的所有以電子方式存儲的信息（包括電子郵件、文件、SharePoint 和備份數據）是支持前瞻性、法律上可辯護的信息管理策略和 eDiscovery 工作流程的最終解決方案。
為提供完全實現這些優勢所需的數據靈活性和整合，解決方案必須是異構的，以便企業不會被特定硬件所困。幸運的是，現代數據管理已發展到組織可以改變其備份和歸檔策略，從而提升策略管理、安全、審計、容量規劃和 eDiscovery – 所有這些都能通過一個全面呈現整個組織狀況的單一界面完成。
作為一名歸檔技術專家，Gary Cooke 幫助許多企業制定了針對訴訟準備、合規和記錄保留的歸檔策略。他在內容歸檔領域和企業級信息環境管理方面擁有豐富的專業知識背景，同時還是一家解決方案提供商的高級系統工程師。
