隨著大數據時代(Age of Big Data)的到來，數據的爆炸式增長尤其是非結構化數據(文檔類數據)的增長，重新激活了文檔管理行業的前景，各種文檔管理軟件——企業級或面向個人用戶級——迅速將市場變得飽滿，并無法避免存在著的品牌競爭。
之前一直不溫不火的文檔管理行業在大環境的轉變下能否爆發出無限的市場潛力?在各大廠商紛紛推出或者重新包裝自己的文檔管理類產品的同時，筆者欣喜地發現有些創新的文檔管理產品開始嶄露頭角，而它們的創新性解決的恰恰是之前文檔管理產品所苦惱的問題。
很多企業也曾斥巨資購買并部署了文檔管理類產品，以期可以更好地管理企業知識資產，但是在過程中發現即使產品功能強大，且能夠滿足大部分的安全、共享需求，仍很難在企業內大范圍推廣。分析后發現，根本原因是文檔管理類軟件大凡操作繁瑣復雜，普通用戶即使培訓后也很難上手，久而久之便棄之不用。
要解決之前文檔管理產品所遇到的問題，就是要在產品設計之初將易用性作為原則融入產品中。易用性是一種以使用者為中心的設計概念，設計的重點在于讓產品的設計能夠符合使用者的習慣并滿足用戶的需求，簡單來說：
1. 用戶認知成本低，易于學習與使用
2. 減輕用戶記憶負擔，主動即時推送
3. 用戶滿意度高，科學的文檔管理方式
那么在創新的文檔管理產品中，我們可以看到它們不但用創新的技術去解決傳統的難題，令人驚喜的是它們在易用性上更是有非常出色的表現。
一、 不改變用戶使用習慣，減少用戶的排斥感
文檔管理類產品面向的最終用戶具有兩個鮮明的特點：
第一，用戶成分非常復雜。文檔管理類產品的用戶存在于各個不同的行業，處于不同的年齡階段，擁有不同程度的計算機使用水平。大部分最終用戶使用計算機都還停留在一個較低的水平，日常操作比較簡單，使用計算機辦公多依賴于固有的操作習慣。
第二，目前在中國，微軟Windows操作系統占據國內絕大部分辦公桌面。絕大部分最終用戶的辦公和家庭桌面系統都已被Windows系列(XP/Vista/7)操作系統占據，用戶更加適應Windows的Explorer的操作模式。
因此，迎合用戶的使用習慣，提供類似Windows的Explorer操作模式，更符合用戶日常使用習慣，也更容易減少用戶的排斥感。
在這方面許多個人消費級產品，如網盤，已經做到了提供本地方式訪問遠端存儲的功能，而在企業級文檔管理產品中，愛數AnyShare3.0也是一個典型的例子，采用Explorer擴展的All-in-Explorer的操作方式，在PC端以虛擬本地磁盤的方式，可以完成文檔的分類、訪問、共享、檢索、歸檔等一系列的文檔操作，即使不經過系統的培訓，用戶也能夠遵循原有使用電腦的習慣快速學會使用。
二、 主動地推送模式，加速價值傳遞
企業之所以要進行文檔管理，是因為文檔中包含著信息與知識，這些信息與知識通過管理與共享能夠提升員工職業技能、輔助團隊達成團隊目標、促進企業知識積淀等，進而為企業帶來業務價值。
傳統的文檔管理方式，管理者靜態管理各種文檔，用戶只能主動地到海量文檔中索取自己需要的部分，并且由于用戶本身和這種管理方式的局限性，并不能保障用戶完全獲得相關主題的全部文檔。
其實用戶在使用互聯網產品中經常使用的IM即時通訊工具就會主動推送消息，如QQ新聞，而郵箱等應用還支持用戶訂閱感興趣的相關信息，這樣就主動做到了將信息與知識智能地推向對應的用戶。
在這方面，愛數AnyShare 3.0的主動推送機制，將過去單向的文檔管理模式變為信息與知識和用戶之間的雙向流通。一方面，支持用戶主動地向系統索取文檔數據，并有多種功能來保障用 戶安全、準確、完整地獲得所需的信息與知識，如全文檢索功能。另一方面，文檔數據的最新變動，或是新增文檔等消息，系統都將主動告知相關用戶，信息與知識 主動傳播，推送給用戶他們關心的、需要的和必須知道的文檔信息，如消息通知功能。
三、 化繁為簡，文檔管理得心應手
文檔管理(非結構化數據管理)本身因為文檔的屬性、面向的對象等的不同，也承載了不同的知識價值，同時，文檔也處于不斷的變化之中，文檔的生命周期 客觀存在，同一個文檔對于不同的用戶、在不同的時間所具有的價值也可能不同，對文檔的管理是一個動態的過程。由此可見，文檔管理本身就是一項復雜的工作。
而如何化繁為簡呢?愛數AnyShare3.0采用FLM全文件生命周期管理方式，在部署、遷移、分類、共享、查找、權限管理等各個方面均采用策略管理方式與快捷工具導入的方式，讓用戶可以根據習慣應對可能出現的文檔管理場景，輕松獲取文檔價值。
如今，文檔管理類的產品琳瑯滿目，對于企業而言，在進行選購的時候不僅要考慮這些產品是否安全可靠，而且更加關注這些產品是否能夠在企業中推廣，切實幫助員工解決問題，提升工作效率，以獲得更好的收益。誰更尊重用戶的使用習慣，誰就更容易贏得用戶的芳心。
