隨著技術的發展，整個行業產生的數據量成倍增長?；谠频膽贸绦蚝椭悄芤苿釉O備的迅速崛起，更是增加了其復雜性，為我們今天和未來的企業存儲、管理和使用實時信息帶來了一系列的挑戰。
事實上，隨著在線和離線信息的爆炸性增長，企業充分利用這些信息技術，提高企業的成功和長期生存周期是唯一合乎邏輯的。但是，這樣做需要有效地涉及到相關正確的工作方法和技術。以下的一些建議可以幫助您成功滿足數據的可持續性要求。
一、保留信息，并確保其可用性
以邏輯和搜索的方式存儲數據，可以使企業快速、輕松地進行檢索和分析，使他們能夠作出更好、更明智的業務決策。然而，這依賴于進入到核心業務系統的數據。
如果輸入組件包括一個結構化的數據，如銷售點系統或基于表單的數據輸入，這屬于直線前進。但是，有大量的非結構化的用戶產生的數據，可能是更復雜的。
基于文本的信息管理，從社會媒體，電子郵件、企業內容管理系統。這將使你內容簡介你的商店讓尋找它的整個容易得多。這些將使您分析您存儲的內容，反過來會又使搜索輕松許多。
電子郵件的數量也是一個特別重要的考慮因素，因為它事實上已成為了幾乎每一家企業的工作流系統。連接您選擇的文檔庫與您的電子郵件系統是至關重要的一步，這可以改善存儲和管理的能力，然后找到關鍵數據。
二、限制訪問和控制信息的流動
將所有業務數據集中到一個中央儲存庫，企業允許限制訪問文件和信息的程度取決于個人所擁有的安全檢查水平。這將消除數據被共享或不正確或不適當行為所帶來的風險，讓企業可以從適當水平的進行清除，最大洞察企業業務的基礎上，收集過去的信息。
三、維護文件安全交換，確保版本控制
鑒于多人協作保密工作的問題，電子郵件尤其會引起版本控制和文檔交換方面的問題。
首先，不同的人可以對同一文檔用不同版本進行編輯，這取決于誰最后閱讀了這一封電子郵件。這一混亂所帶來的結果可以說是非常顯著的。
例如，參加招聘活動。每一個職位空缺都有許多機密文件，涉及到與其相關的作業規范和合同，而這些可能之前已經經歷了多個審查周期，數百計的相關的電子郵件討論。這樣做所帶來的結果不只是參與人員的混亂，同時也意味著保密文件信息在某種程度上的貶值。
其次，員工必須以正確的方式使用文件，并存儲在一個中央樞紐，遵守公司的相關政策。目前并沒有辦法強迫員工做到這一點，但采用相關的工具和最佳做法，應使其顯著的更接近。只有通過這樣做，才能保持數據的可持續性。
四、符合規定
合規性和監管顯著影響企業的工作方法。不遵守相關規定會給企業帶來重大的財務和聲譽影響，必須鼓勵員工使用盡可能到位使用相關的工具。
從數據可持續發展的角度看，保持相關規定執行的工作方法，會使企業更容易找到并使用舊的數據，因為用戶已經知道了需要按照什么格式存儲、數據會位于何處。事實上，對于金融服務機構，這可以是一個監管方面的要求。
數據可持續性的一個關鍵作用是幫助員工了解它所帶來的價值，然后鼓勵他們采用新的工作實踐。然而，如果沒有任何新的系統或技術是直觀的，或不使用現有的工具和解決方案，如電子郵件，那么你未能滿足相關的規定的要求，這是很危險的。更糟的是，如果用戶不正確的存儲內容，歷史數據的價值可能永遠不會體現。
