電子郵件的歸檔就像駕駛一輛可靠的汽車。你希望它日復一日地順利運轉，卻不一定會為了突發引擎故障這樣的危機情況而未雨綢繆。很多企業對于電子郵件也有同樣的想法。他們不會去擔心備份、歸檔和電子發現(eDiscovery)，直到有一天IT管理員說“出問題了”。同樣，有著眾多職責的首席信息官通常需要考慮預算控制、成本規避、風險消減、數據管理以及給整個企業的卓越運營提供支持，而電子郵件歸檔并不總在他們日程上，直到出現問題。
日益增長的數據量、向云端遷移和BYOD的流行、以及電子郵件被認可為具有法律效力的文件，所有這些因素迫使首席信息官開始仔細審視現有的電子郵件歸檔解決方案。一個可靠的企業級電子郵件歸檔解決方案可為首席信息官實現快速搜索、電子發現和高效運行，幫助企業達成目標。下面我們將探討先進的電子郵件歸檔解決方案為企業創造真正商業價值的三個領域。在這些領域中，當問題不可避免地出現時，任何非企業級解決方案都將帶來麻煩。
一、成本規避
當您所在企業的法務或人力資源部門需要搜集與某個訴訟案件或員工健康索賠有關的歷史電子郵件，您能夠在多長時間內，何種程度上去支持這個要求?在美國天普大學[ 天普大學(Temple University)位于美國東岸賓夕法尼亞州的費城，是一所綜合性的大學，至今已有超過百年的歷史。]的健康系統中，CommVault法規檢索徹底改變了一名員工對長期腦損傷治療的索賠結果。天普大學發現有兩封已丟失的郵件足以證明賓夕法尼亞州支持該索賠申請。電子郵件存檔是檢索這些電子郵件的唯一方法。
CommVault的電子郵件歸檔解決方案能夠在10分鐘之內檢索7,000封電子郵件;與此相比，老式系統要求使用磁帶，并將其加載到磁帶庫中，經過不厭其煩的搜索才能找出一封關鍵郵件。幸運的是，天普大學借助CommVault卓越的搜索和電子搜索功能快速檢索郵件，從而證明索賠的有效性。如IT管理員所言，CommVault的系統能夠在幾秒鐘之內完成老式磁帶系統幾小時才能完成的工作。天普大學因此節省了800,000美元(約五百萬人民幣)。這個案例進一步證明，一個全方位的電子郵件歸檔解決方案應在每一名首席信息官的預算之中。
二、合規與信息治理
天普大學的健康索賠是一個產生了重大財務影響的戲劇性事件，像這樣要求企業根據聯邦、州或本地法規提供具有法律效力文件的事件，每年會有上百個發生。一個高效的集中式信息管理解決方案對于滿足合規要求、整理相關數據的歸檔以及制定刪除無關數據的策略至關重要。另外，如果這些文件能夠被高效地檢索到，IT人員的寶貴時間也得到了節省。
在必需被歸檔的數據文件中，電子郵件占據很大一部分。CommVault Simpana ContentStore是一個虛擬存儲庫，可讓用戶集中地存儲電子郵件，并為IT、法務和合規團隊提供經過優化的查找功能。在這個虛擬存儲庫中，CommVault根據信息的商業、合規和證據價值對其分類，細化了數據管理。各個部門可以根據內容制定數據保留規則，并對數據分層，以便將數據移動到相應的存儲層。這種結構能夠為企業提供合規期限到期時所需的效率和快速響應。CommVault還為審計人員提供自動報告功能，以幫助他們縮短內部或外部審計的響應時間。
三、卓越運營
據麥肯錫全球研究所估算，企業員工有28%的工作時間用于閱讀和回復電子郵件，19%的工作時間用于搜索和采集信息[ 社交經濟，借助社交技術釋放價值和生產力(The Social Economy, Unlocking Value and Productivity through Social Technologies)，麥肯錫全球研究所，2012年7月]。這幾乎占到了數據活動相關工作時間的一半。CommVault致力于幫助那些缺少一個企業級歸檔解決方案的企業解決電子郵件搜索耗時的問題。CommVault的Simpana電子郵件歸檔解決方案整合了自助訪問、簡易的電子發現功能、依法保留和經濟高效的長期保留功能，可提高生產力，降低合規風險，并提升洞察力。此外，它還能簡化電子郵件管理，提供基于內容的保留策略，讓企業能夠只保留那些具有真正價值的內容，數據保留成本最多可降低70%。
自助搜索是另一個能夠節省IT人員時間，并進一步強化成本控制的功能。CommVault的Simpana電子郵件歸檔解決方案提供了一個易用的界面，可讓員工自行搜索并恢復電子郵件。該功能還可加快對所有電子化存儲信息(ESI)的合規和法務性搜索，從而滿足電子發現要求。
該解決方案模塊還支持現有的BYOD和云環境，并可部署在客戶駐地、私有或公共云環境中。它還支持Microsoft Office 365、Outlook和Exchange以及IBM Lotus Notes。
有效的電子郵件歸檔可以增加商業價值
如何衡量IT性能的商業價值，如何將其與企業的總體商業戰略保持一致，如何衡量其與員工資產有關的價值是分析師們討論的話題。Gartner企業信息歸檔魔力象限作者Alan Dayley和Garth Landers表示：“電子搜索已變得更加主流，企業將其視為一種由策略和工具支持的業務流程。富有遠見的企業已經意識到，伴隨著監管法規的授權，電子搜索已成為廣泛的信息治理戰略的一部分。”
新的IT投資當然能夠提升商業價值，但首席信息官在考慮企業級解決方案時，電子郵件歸檔通常被忽視了。盡管如此，一個能夠幫助您控制數據管理成本、降低合規風險并節省IT人均時間的歸檔解決方案將直接帶來商業價值。在以生產力、性能、可靠性和靈活性為標準的評估中，CommVault的Simpana電子郵件歸檔解決方案均獲得了高分，可幫助企業迎接電子郵件歸檔的挑戰，并從中獲取商業價值。
