郵件生命周期管理示意圖
為了降低郵件管理的風險，做好郵件歸檔是最基本的建設，但是郵件歸檔之后隱含了三個重要的問題：
1、 郵件真的完整歸檔了么？
2、 郵件的搜索查詢以及調閱是否快速？
3、 郵件的存儲是否合理？
前兩項取決于郵件廠商的技術，而郵件存儲除了軟件與存儲設備本身提供的功能外，在成本與存儲空間考慮下，企業如何決定郵件存儲策略就是件很重要的工作。
郵件生命周期管理示意圖
郵件生命周期管理（E-mail Lifecycle Management, ELM or MLM）的概念是由原先國外存儲廠商提出的信息生命周期延伸而來的，根據數據利用的讀寫頻度、數據價值等元素，也區分為在線（Online）、近線（Near-line）、離線管理（Off-line），但是這樣的區分仍然主要是取決企業的所有資料的保存，而從郵件歸檔管理的觀點，仍然存在許多不明確的問題，因此建議優先從歸檔策略方面著手規劃，例如 :
• 郵件歸檔的目的（Why）？
• 我該歸檔哪些郵件（What）？
• 什么時候做歸檔（When）？
• 保存位置在哪里（Where）？
• 有誰具備讀取的權限（Who）？
• 要如何落實歸檔政策（How）？
企業的資源與成本有限，如何發揮最大的效益是 IT 人員時常在思考的問題，因此根據過去的經驗，現在提供幾點 MLM 策略的分享，從存儲的架構面來談，并根據企業郵件政策、郵件流量與歸檔需求，初步規劃 4 種基本郵件生命周期管理策略：
策略1. 使用單一郵件歸檔主機（Online）
適用于小型企業，每日郵件流量較低（如低于 1GB）、預算有限或無明顯法規遵循考慮。由于只有單一主機的存儲空間，扣除掉系統保留空間，可用空間有限，目前市場上多數只提供單硬盤，風險較大，因此建議選用 2塊以上的硬盤，至少可以做鏡像（Mirror）確保歸檔的郵件不因硬盤故障而遺失。
策略2. 郵件歸檔主機（Online）+ 離線存儲（Off-line）
如果企業有長期保存需求，由于本身郵件流量較低，可以直接由主機搭配磁帶備份，直接進行離線磁帶備份。目前磁帶機主流規格為 LTO ，目前最新規格為 LTO4，LTO4可以支持到 800GB 的磁帶，但是價格偏高，因此，從成本考慮，建議使用 LTO2（支持 200G 磁帶）或 LTO3（支持 400G 磁帶）即可。
策略3. 郵件歸檔主機（Online）+ 近線存儲（Near-line）
適用于中大型企業，每日郵件量較高（介于 2GB~5GB），雖然暫時沒有明確的法規遵循需求，但也要做未來郵件長期保存準備的企業就適合此策略。由于郵件歸檔主機必須要能夠承載高郵件流量，為確保歸檔安全，建議至少搭配 4 塊 300G 以上硬盤，可做 RAID 0,1,5 ，并配合內部的郵件策略，如在線主機保存 3 個月內的信件，超過 3 個月的信件移至近線存儲設備，近線設定保存 1 年后則刪除。并根據單位每年的郵件總量與存儲需求，選擇相對空間的近線存儲設備如 DAS、FC / IP SAN（含 iSCSI、NAS）。
策略4. 郵件歸檔主機（Online）+ 近線存儲（Near-line）+ 離線存儲（Off-line）
適用大型組織或跨國企業，每日郵件流量高于 5GB，需要完整的郵件長期保存的規劃。在性能與安全性考慮下，不論是郵件歸檔主機、軟件工具或相關存儲設備的規劃， IT 人員都必須有投入必要成本的心理準備。在此架構下，企業可以將歸檔郵件，依歸檔時間區分成 3 部份，例如 6 個月內的郵件放在在線歸檔主機，超過 6 個月存放在近線存儲設備，超過 2 年以上郵件，則匯出離線保管。
舉例來說：假設某企業每日郵件流量為 1GB，則平均 1 個月就接近 30GB 的量，如果算上附件，一年就會產生約 360GB 的郵件容量。以符合法規遵循作 2~5 年保存，則最少需要 1.8T 的存儲空間，于是就可以根據內部的郵件政策與總存儲量選擇適合的策略，假定選擇基本策略 3，就可切割在線、近線的做法，如在線保留 1 年（360G），超過 1 年存放到近線存儲設備，近線空間就可以規劃采購至少 2TB 空間的存儲設備。
不過，企業必須要注意的是，郵件生命周期管理的基本策略一定要配合組織郵件歸檔政策做調整；當然，有些特殊郵件環境例如多郵件主機（Mulit-Mail Server）或多主機架構（Mulit-Domain）那就是不一定是基本策略可以完全適用的?？傮w而言企業郵件歸檔問題不僅僅是為了滿足法規遵循，更是為了降低可能引起的各種風險管理問題，盡早做郵件歸檔準備是有其必要性的。
