隨后當公司陷入一宗訴訟時，另一個問題出現了。突然之間，對電子郵件歸檔工程的投資不再是一個有爭議的問題了。 他說："法律部門很輕松地就發現了必須向整個工程支付一定的支出。實際上，他們給我們的錢是我們需要的兩倍多。" Aconi的團隊從Mimosa公司新購買了一個系統，解決了訴訟準備問題。 Arconi指出："以前，律師的專職助手通常要花2到4個小時的時間在所有的電子郵箱中查找合適的信息?，F在只要輕輕點一下鼠標就可以了。"
IT做好了它該做的準備，投資也在公司需要的時候及時到來。有些公司的運氣可能就沒這么好了。 顯然，晚一點的話訴訟可能就受到影響了，公司在訴訟準備上的投資是值得的。
不要認為你對電子發現的需求是不變的
如果你認為你的公司總是只需一定水平的訴訟準備的話，那你就錯了。隨著公司規模的擴大，可能涉及訴訟的東西也越來越多，隨著經營方式的變化，公司的檔案也在變化。
CF Jordan公司是一家商業建設服務供應商，自從1969年開始就一直為美國西南部的企業用戶服務。但是當公司高管意識到公司自己承擔了重點工程的保險越來越多時，公司發現周圍的環境跟以前不同了。公司的IT主管John Buraczyk說："工程融資的方式存在很大的隱患，我們必須確?？梢栽谛枰獣r找到合適的數據。" 為了保護自己，它從C2C Systems公司購買了電子郵件歸檔軟件。Buraczyk向公司管理層保證，不管在任何時候需要，他們都可以在1個小時以內找出所需的材料。
探索存儲設備選擇
電子發現通常會迫使企業重新評估訪問存儲設備的解決方案。不要害怕作出修改。
例如，債務公司Pinnacle Financial面臨著一個電子郵件維護的問題，該公司擁有1400多名員工和100個左右散布于美國各地的營業點，大部分員工都將信息保存在本地，所有的文件都附有個人存儲表。 雖然對于單個用戶有利，但是企業用戶的IT部門很難跟蹤PST（個人存儲表）。Pinnacle Financial公司的IT副總裁Rick Chin指出："我們的微軟Exchange服務器增長太快了，我們必須建立一個SAN來更有效地管理數據。"
有了新的NetApp系統和Mimosa軟件，Pinnacle公司可以通過卸載歸檔的方式將電子郵件主存儲設備的要求從128Gbytes減到16Gbytes。如果不改變存儲設備基礎結構，這家公司可能到現在都還在頭疼。
信息的上傳下達
不同行業對于合法性和訴訟準備的要求也都不同。熟悉你所在特定市場的慣例做法。
電子發現顧問公司Contoural的首席執行官Mark Diamond說："有些企業對風險的本質理解得更深，因此比其他企業更容易調整成本。"
房地產、建筑、財經服務和醫藥等行業都是訴訟較多的行業。CF Jordan公司的Buraczyk說："我們每過一段時間就會被起訴一次。"
有些律師事務所還專門研究了這個領域的專業知識。 佛羅里達Ft.Lauderdale的Akerman Senterfitt、西雅圖的Kirkpatrick & Lockhart Preston Gates Ellis LLP和密爾沃基的Quarles & Brady LLP都是專注于電子發現領域的公司。
檢查外包的選擇余地
許多企業沒有時間去親自做訴訟查找工作。因此Catalyst、IBM和Iron Mountain等廠商就提供了外包服務。 提供的服務包括電子郵件歸檔、數字記錄保密以及全部訴訟回應等。
Enterprise Strategy Group的高級分析師Brian Babineau說："外包為企業們提供了許多潛在的好處。" 大部分企業傾向于從尋找為公司省錢的外購方案出發去討論外購。 另外，外包服務供應商可能更加熟悉電子發現問題，也許他們在提供服務時比公司內部員工速度更快、更有創新性或者更靈活。而且，外包也是解放員工，讓他們可以專注于核心業務的好方法。
準備購買多種工具軟件
Gartner公司的研究副總裁Debra Logan說："現在的電子發現市場有種狂野西部的感覺。" 客戶們應該會樂于適應多個解決方案之間缺乏集成度的情況，然后尋求特定環境下的最佳方案。
Foxhollow Technologies公司的Arconi說："如果我們去使用那些我們考慮過的某些不同產品的話，我們認為會需要很多集成和輔助的軟件。"
有人表示，一家廠商提供整套電子發現解決方案的情況可能非常少，那是不切實際的想法。在檢查不同的產品時就可以清楚地看出那一點。 目前領先的電子發現廠商都是從不同的角度出發的。Contoural公司的Diamond說："一家廠商也許可以開發出一款好的歸檔系統或者法庭系統，然后再在上面添加其他功能。"
在某些特定情況下，主要功能是歸檔的產品也許可以在其他的獨立服務器上運行電子發現組件。在其他的情況下，它們甚至可以有獨立的登錄系統和用戶界面。 這就可以依次推動中小型企業培訓和整合的要求增長。
展望電子郵件的未來
合規系統最初的重點一直放在電子郵件歸檔上面。許多企業已經正確地意識到這些系統缺乏合理的程序，因此它顯然是開始建立電子發現基礎結構的起點。
但是立法者們并不只對電子郵件感興趣。在美國、澳大利亞和新西蘭等地均擁有廣泛業務的國際性纖維水泥技術供應商James Hardie LV在2006年發現它需要的不僅僅是電子郵件歸檔，還有其他許多東西。 IT經理Steve Killan說："我們必須安裝一個系統來管理文件系統。"除了使用EMC公司的EmailXtender來歸檔電子郵件信息之外，公司還安裝了StoredIQ公司的Intelligent eDiscovery解決方案來跟蹤文件數據。
Enterprise Strategy Group公司發現，有十分之六的查找請求涉及到辦公效率軟件的信息，比如Microsoft Office等，有一半的查找請求跟存儲在數據庫管理系統中的信息有關。 ESG公司的Babineau說："大部分企業還沒有準備共享它們的數據庫管理系統中的信息。"
不要象一群老鼠一樣
許多IT部門都很擔心他們是否能夠向律師提供所需的文體以及避免招致訴訟問題。因此，許多企業已經開始將所有的數據都保存下來。 Gartner公司的Logan解釋說："有些企業一直在努力為最壞的情況做準備，它們將所有的東西都保存起來，但是那是沒必要的。"實際上，那種做法除了讓企業的存儲設備政策變得異常復雜和增加存儲設備成本之外沒有任何用處。
企業們必須找出一些有用的政策。記住FRCP總是存在一些偏差的。 如果一家企業制訂了一項看似合理的政策而且企業似乎也很努力地去遵守它，那對于監管機構來說就夠了。
業內專家們稱，企業們應該將信息在網上放六個月，然后通過磁帶等方法保存一年左右的時間。通常，如果信息保存的時間超過一年半的話，它就沒有必要再保存下去了。 但是，行業不同，法規也是不同的，因此在實施棄用政策之前最好咨詢一下律師。
不要驕傲自滿
電子發現的問題主要始于電子郵件重要性的增高。但是其他形式的電子信息也日漸成為潛在的信息來源。 Gartner公司的Logan說："問題是法庭什么時候才會作出必須去查找即時通訊和文本短信息的決定。最終可能會要求企業提供獲取那些信息的方式。"
結論是什么呢？ 如果你的公司處于訴訟很多的行業，你最好開始尋找適用于各種電子信息的歸檔解決方案吧。
