DoSTOR存儲在線–在EMC等的幫助下，西雅圖金恩縣地區法院（KCDC）雄心勃勃地努力邁向無紙化。
KCDC正在實施一個基于EMC產品的信息架構來更好地管理法院記錄和法律文件，它正在將多年以來的紙質文檔轉換成數字格式并使它們能夠從互聯網上訪問。
“我們的電子法院記錄（ECR）系統能夠大大節省經常訪問法院記錄的KCDC人員以及法律專家的時間”，金恩郡法院數據庫管理員Andy Gilmer說，“成本節約了很多，這是因為流程中節省了很多時間和紙張”。
法院需求凸現
金恩縣法院位于華盛頓州Puget Sound地區，服務于180萬以上的人群。作為美國第十三大人口繁茂的縣的法院，KCDC每年要處理23萬件案件。這些案件涉及從違反交通規則到低于5萬美元的民事案件的全部范圍。
直到最近以前，如此大量的案件，以及每年大量的交通事故傳票，都是通過紙張來處理和存儲。要拿到這些記錄需要跑到法院，或者通過電子郵件延遲一些時間才能得到。
“過去需要大量的空間來存儲我們的記錄”，Gilmer說，“許多時間都被花在尋找物理文件以及移動這些文件上面”。
解決方案
EMC全球服務事業部以及位于加拿大溫哥華的Sierra Systems Group幫助KCDC整合其ECR系統。日本的富士通提供掃描儀，而EMC提供其余的部分：Centera服務器，Captiva InputAccel和Centera Replicator。這些組件能夠和六個Windows 2003服務器一起協同工作。
文檔被掃描到一個Windows 2003服務器，然后InputAccel軟件自動增強這些圖片，格式化這些圖片，并為它們建立一個索引，然后將它們發送到一個Centera內容尋址存儲（CAS）服務器進行歸檔。另一個Centera服務器則是位于70公里以外的地方，通過Centera Replicator來提供系統的完整鏡像。KCDC在Centera上已經歸檔了超過170萬份法院記錄。
“每隔12小時，Centera服務器就會給我發送一份報告，顯示上面有多少數據以及還有多少剩余空間”，Gilmer說，“現在，每個服務器的總容量是9539GB，每個服務器上的剩余可用空間是6038GB。”
ECR的一個重要方面就是每當一份原始文檔進入歸檔，就被賦予一個數字指紋。如果之后這份文檔被修改，那么就會得到另一個不同的指紋。這樣，就可以確定每份法院記錄的完整性并跟蹤其歷史記錄。
邁向無紙化
就在上個世紀90年代末，人們就廣泛預測紙張將無用，但是10年后，人們卻消費了比以前更多的紙張。不過無紙化社會的目標仍然在堅持，而KCDC致力于消除盡可能多的紙張。例如，無論警察何時逮捕何人，他們都可以在筆記本上寫上傳票，然后傳票就被電子傳送到起訴人的辦公室并進入系統。
“我們的一些警察機構現在利用他們的筆記本或在監獄問訊處將合理根據聲明報告給預定機構，然后起訴人將這些聲明給電子傳送到EMC信息架構中”，Gilmer說，“我們已經將流程自動化，人們很少需要接觸紙質文檔，而這些文檔本身從一開始就不是紙質的”。
他說該法院正在逐漸將無紙化推廣到其他類型的傳票。
Gilmer說：“我的下一個大項目就是將更多的傳票接納進我們的數字系統”。
當然，舊的法院文檔還是需要掃描。Gilmer承認需要幾年的時間來完成將紙質文件掃描進ECR的過程。好消息是文件保留政策意味著一些文檔在即將被掃描前可能就可以銷毀了。
“我們必須注意不同的文檔保留規定期限”，Gilmer說，“Centera可以被設定成自動刪除那些保留期限終止的特定文檔，從而與政策以及相關規定保持一致”。
公共訪問
歸檔項目的另一個方面就是讓公眾可以更方便地訪問數據庫。任何一個曾經跑到市區來尋找法院記錄的人都知道這樣很麻煩，要排隊等待，穿過寬闊的大廳，并等待文員找到指定的文檔。
現在公眾只要連上互聯網，就可以訪問交通事故傳票信息以及其他類型的法院記錄。公共記錄任何一部分都可以被瀏覽??大約70％的KCDC法院記錄都在線。其他的30％可以通過得到授權的法院人員、檢察官、法律助理和緩刑監督官來電子訪問。
