根據來自分析公司Osterman Research有關電子郵件歸檔產品市場調查顯示，到2011年，整個市場預計將增加一倍以上，達到十五億美元。
電子郵件近年來開始作為一個快速簡便的與同事、消費者、客戶進行溝通的方式，并迅速演變成為一個重要的企業通信和生產力方面的工具。隨著郵件數量的增長，企業用戶發現他們需要工具來監測和管理其電子郵件。雖然是廠商現在此類產品發展迅速，但是清楚的了解客戶的需求仍然比較缺乏。因此，跨國公司開始尋找具有不同能力的適合自己的各種各樣的產品，以應對管理、存儲、保護、檢索、索引和維護電子郵件的需求。
在明年，電子郵件歸檔產品的市場據預計將會急劇增長，分析機構Osterman Research的研究統計顯示，今年總額達到6.09億美元的整個電子郵件歸檔產品市場到2011年將增長一倍以上，達到15億美元之多。“認識到對電子郵件進行系統歸檔已經從大型企業走向中小型企業了。”Osterman Research的首席分析師Michael Osterman表示。
企業界購買這些工具有多種原因，其中之一就是越來越多的信息。對于一個機構來說，接受數以百計的電子郵件，以及應對50名或以上的郵件帳戶在白天運行是十分艱辛的。在許多情況下，他們包含重要信息，用戶可能需要尋找其中的信息并參考幾天、幾個月甚至在一年或兩年后仍然需要。電子郵件歸檔的工具，為用戶提供了一個簡單的辦法來找到重要的數據或進行檢索，如果這是在無意中刪除的。
此外，電子郵件系統本身往往沒有達到這一任務，“個人文件夾的使用與Exchange系統的效率都是非常低的，而且占用了很多的存儲空間。”加拿大制造業公司Ivaco International的IT經理表示Ralf Mueller，他們的一個歸檔系統在2007年轉移到MessageSolution公司提供的電子郵件歸檔系統了。
電子發現是第三個推動電子郵件歸檔系統的因素，各種法律，如美國聯邦民事訴訟規則，需要企業保留電子郵件記錄很長一段時間。同時，不僅是企業必須保持這樣的記錄長達七年，在某些情況下，而且還必須能夠獲得和生產一樣的效率從而讓他們很快的做出訴訟和符合其他法律的要求。
隨著產品需求的上升，各個廠商已經進入了電子郵件歸檔市場。ArcMail Technology，Barracuda Networks Inc.，CA Inc. (Nasdaq: CA), C2C Systems，CommVault Systems Inc.，EMC Corp. (NYSE: EMC), Google (Nasdaq: GOOG), MessageSolution, Mimosa Systems Inc.，Proofpoint Inc.，Privacy NETworks，and Symantec Corp. (Nasdaq: SYMC)等公司都已經在這個市場上展開了競爭，并推動產品的創新。
但是，其中的一個問題是，如何讓歸檔系統支持不同的電子郵件系統，大多數應用程序都基于與微軟的Exchange系統來工作，這是迄今為止最流行的電子郵件系統。一般來說，針對于此的歸檔系統與針對于其他電子郵件系統的產品只需提供了不多的功能和特點。
與此同時，雖然IBM的Domino和Novell的GroupWise等系統的軟件在功能和應用上都有所改進和增加，但是現在來看，許多企業在應用上仍未增加重視程度，分析機構Gartner的研究部門副總裁Carolyn DiCenzo表示，在某些情況下，企業在應用這些系統時都被迫推遲應用新功能而使用基本的功能，例如簡單的郵件傳輸協議網關等級別的應用，而不是充分利用其功能，這與Exchange所遇到的情況是一樣的。
這種限制正在變得越來越眼中，因為用戶的愿望已經遠遠超過一般的索引和搜索功能，Carolyn DiCenzo表示，企業正在尋找方法來關心信息基礎上的價值。不過，這種愿望似乎有些含糊不清，但是卻仍然越來越多，他們要建立檔案信息的情況下，按照主題或內容或用戶的工作職能來找到信息。最理想的是，所有的郵件將要放置在專門設計的文件夾中，并確定他們的價值，因此他們找到重要信息變得更加簡單。
更好的變成工具來支持這種功能，電子郵件供應商必須提供更強大的應用編程接口在產品中，而這一直在進行著。微軟公司正在為Exchange系統加入更多的日志功能，它提供了更多的更粒度的保留功能，而歸檔系統可以借鑒這些功能。
企業都希望他們的檔案能夠增長到數百TB而且每個人都能夠不斷的獲得更多的電子郵件，并且讓公司不再為商業要求和法律規定所累。然后，系統必須能夠在移動文件的基礎上滿足多種因素。企業希望，電子郵件能夠隨著時間的推移而大大減少，這樣90天以上的郵件才可以存檔到更便宜和更少的存儲空間。舊的郵件可以轉移到類似磁帶這樣的電子郵件歸檔平臺介質上。
提供更好的一體化是供應商的另一個方向，企業經常發現自己的大雜燴般的歸檔選項，電子郵件、文件、圖像等等都會存在，企業需要部署一個自動化的系統，滿足所有的數據的要求。
但是這些產品卻也有一些缺點，比如說可能會相當昂貴，定價通常起價在50000美元左右，而且可能會很快的上升到100000美元左右。
而在其它軟件細分市場，也已日益關系用戶的使用服務感受，以幫助降低成本，“中小企業越來越對電子郵件歸檔服務感興趣，”Osterman的分析機構預計，這些服務的收入將從2008只占市場的三分之一上升到2011年的占據三分之二的市場。
電子郵件歸檔市場現在變得越來越有趣了，尤其是在短期內接受了許多的技術變革。即使部署的越來越多，仍然會有許多新的企業用戶進入市場采購新的產品或補充現有的產品，因此市場預計將能夠在未來幾年看到明顯的產品設計和功能上的變化。
