本文作者Christine Taylor是Taneja Group的一位分析師，她在IT和通信業擁有超過10年的經驗。她曾寫過大量關于技術在電子發現、合規和治理以及信息管理中作用的文章。
在這個博客中，我經常談論電子發現。不過，電子發現并不是憑空存在的事物，而是多個依賴于信息的可視性的商業流程中的一個。與電子發現相關的典型的流程還包括合規、內部治理、風險管理和存儲管理?？刂七@些流程和電子發現的通用主題就是信息管理：知道你有哪些信息，知道這些信息在哪里，以及知道你可以如何使用這些信息。
信息管理的基礎就是對所搜集的電子存儲信息（ESI）有一個動態的、實用的映射。你可以把它叫做映射或內容表或索引。映射是一個關于可搜索、可視、可報告的電子數據的自動的內容表。這個索引的文件列表應包含企業中全部范圍的電子記錄，包括電子郵件和文件服務器、歸檔、桌面和筆記本以及遠程地址。
#1：動態更新。注意這個"動態"部分–這并不是手動更新。手動編制公司數據映射是瘋狂的。你要么會因為更新的時間很長以至于你只能映射少量數據來源，要么在你（或你的咨詢師）映射了大量的多數據來源后卻在一個月后發現它已過時。動態技術取代人工操作，從而可以自動化地圖的更新?？梢曇暯呛蛨蟾孀尳K端用戶可以定位和管理他們所需要的數據。
#2：可搜索。為服務于商業需求–電子發現、合規以及存儲/保留管理–映射還必須是可搜索的。例如，映射軟件讓法務人員可以迅速搜索25個特定條件的ESI?？缭蕉鄠€存儲地點的索引搜索可以返回所需要的搜索條件搜索結果。法務人員不需要猜測誰擁有這些信息然后向保管員要求搜索這些信息–它已經完成了?，F在，法務人員可以審視這些匹配搜索條件且已經搜集好的文件。如果他們進行軟件幫助下的審視（而且他們也應該這么做），他們可以將這些搜集好的數據導出到他們的審視平臺。
#3：可應用。地圖編制軟件并不僅僅搜索電子記錄，它還允許IT人員高效率地管理這些使用自動化政策的電子記錄。例如，IT人員可以利用軟件來自動確認主存儲陣列上存儲時間超過一個月的文件。IT政策可以自動地將這些舊數據遷移到更低成本的二級存儲。這可以幫助主存儲騰出更多的空間和處理能力，從而節省成本。IT人員還可以應用許多政策來進行遷移、保留、刪除、訪問設置等功能。
現在市場上有許多產品可以提供ESI映射，一些還專門為不同的商業流程而設計，比如電子發現，合規以及/或保留管理。一個產品可以處理的流程越多，則越好。你可以考慮下面這些產品：（1）能夠訪問多個數據應用程序（電子郵件，企業內容管理，文件系統等）的產品；（2）可以進行審計和報告的產品；（3）動態更新內容的產品；（4）支持電子發現、合規及保留管理等多種商業流程的產品。
