本文中，我們將與讀者一起來分享一下關于2012年電子發現領域的幾大熱門趨勢并對其進行解讀。
1、社交媒體
當人們談到社交媒體的時候，他們大多是指Facebook 和Twitter以及偶爾使用的Linkedin。數百萬人使用Facebook、Twitter和Linkedin，爭論和調查的信息最終公布。除了這三巨頭之外，專門的社交媒體網站也在快速增長，分享數據量正在以成倍的速度擴大。
法院不會忽視;他們意識到試圖有意義地搜索和收集社會媒介中的數據是一個巨大的挑戰，但這并不意味著允許訴訟當事人跳過社交媒體進行搜索。傳統的收集做法不能省去。別試圖影像Twitter服務器或在Facebook 數據存儲上獲取數據了，即使Facebook的自我收集工具也受到嚴格限制，只可以從用戶的登錄帳戶運行，另外做第三方的截屏也是不符合防衛標準的。
這還有一些在限制區域內使用的社會媒體。一些收集使用Twitter、Facebook和LinkedIn的元數據方案(都是互不兼容的)，但是他們的范圍有限。其他軟件產品都設置了為規范創建用戶數據的法規;雖然很有用，但是不能收集數據。此領域對于技術創新是開放的，電子發現的軟件開發人員都知道。
我們認為：隨著電子發現廠商開始嘗試開發能夠從社交媒體網站收集和保留相關數據的產品，電子發現產品將迎來開發的熱潮。與此同時，我們強烈建議對于一些重大事情，需要當事人為社交媒介收集專家支付更多費用。當廠商為社交媒體搜索開發更復雜的內部方法時，他們混合的專有技術和咨詢服務是最好的方法。
2、管理公司的電子發現工作流程
想要管理電子發現工作流并不是現在才有的。在內部做好(即不用使用昂貴的咨詢)才能真正提高。但是因為電子發現工作流程巨大而且復雜，所以提高會很緩慢。
工作流程仍大致分為搜索、收集、保留、早期分析和企業端的處理;還有法律方面的審查、生產和演示。但是不斷增長的數據和內部電子發現管理工具的缺乏都導致監管工作變得困難?，F在有三種方法來管理電子發現工作流程。
第一個方法是聘請律師事務所或者專業顧問公司管理工作流程。對于高風險的重大事件，這是降低收集、保存、時間線和審查風險的好方法。
第二種方法是使用技術工具管理內部工作流程。這通常取決于通過單一廠商平臺的操作，因為電子發現工具越是分離，管理工具就越難起到作用。
工作流程管理的第三種方法基于內部電子發現最佳實踐，而不是取決于外部咨詢、法律事務所或者廠商的方法。這就需要緊密集成的工作流程和跨多個部門運作的項目管理過程。它讓企業能夠利用現有的電子發現采購項目。
我們認為：管理者應該自問，他們需要什么樣的資源來管理電子發現工作流程。簡單或者很少的事項可以通過律師事務所內部處理。工作流程管理可以通過電子發現項目管理者或者單一的平臺電子發現管理軟件來實現，例如AccessData或者Clearwell。大型的或者頻率高的事件最好通過外部專業的咨詢或者律師事務所解決。綜合來看，我們強烈建議公司開發內部電子發現的最好做法是使用跨部門小組。不要想著憑運氣做電子發現工作流程管理，這不會有好的結果。
3、更多的多事件管理
多事件管理技術并不是最新的，但是在企業端受到越來越多的關注。多事件管理管理是指保存律師的工作成果和特權，并將其運用到其它事項上。這個方法大大降低了成本和縮短審查時間。企業需要這一點的原因很明顯，但這并不是律師事務所最優先考慮的項目。重復使用知識資本可以削減部分項目成本，能夠對每個項目做一個新的審查，但是企業還是堅持使用多事件管理產品用來削減成本。
他們是對的。保留以前的決策、對類似時間的響應文件進行標注或者評述，可以解決時間和成本。而且多事件再利用還有助于質量控制，因為沒有兩個審閱者會在整個審查集中做出完全一樣的決定。
我們認為：律師事務所不得不改變他們的價格結構以適應工作產品的重復使用。當然，我們都知道律師事務所必須保持利潤。他們能夠立即挽救一些收入損失，因為對類似事件不需要雇傭太多的審閱者。他們對于新事物或者一些獨特性的項目可以獲利更多。當然，律師事務所總能在多事件管理中找出賣點。
4、云中的電子發現
面對它的時候，云只是另一個數據存儲目標和應用交付機制。然而，對于基于云的存儲有嚴格的法律和管制政策。這就是關于云存儲美好未來的擔憂：安全、隱私和可防御性是云的三大難題。
然而，不是所有基于云的電子發現都面對巨大挑戰。云中的電子發現分為三類地：1)電子發現應用將云作為交付方式(SaaS);2)將數據歸檔到云，與托管提供商簽訂合同，運行電子發現流程;3)在云中保存活躍數據的企業，需要采取行安全、隱私和其他管制措施。
第一個方法是低風險的，因為數據保留在企業防火墻后面。但可能發生軟件故障，影響生產(例如Google Apps發生故障)，但是對客戶的長期影響很小。第二個方法也是低風險的——如果客戶已經選擇了一家具有安全數據中心和出色記錄的電子發現服務提供商。他 們不存儲主數據但是歸檔數據，自己做單實例的復制和備份數據。第三個方法比前兩個風險高一些，即使是有信譽的云服務提供商(例如Google或者 Amazon)，對企業的服務水平保證也并不是很好。這些服務也有幾個機制，幫助客戶匯報關于物理數據的位置，也就是可防御性問題。
我們認為：在電子發現方面，基于云的應用交付和歸檔托管會帶來很好的投資回報。然而，當數據中心位于不同國家、有不同隱私保護和不同電子發現法規的 時候，跨國企業需要實施出色的數據管理。那些在云中存儲主數據的企業，當考量云存儲廠商的時候，需要非常謹慎地考慮安全性、長效性和服務協議。
5、大數據收集
談一談數據增長：全球數據量預計每1~2年就會翻一番。這樣的增長率意味著數據量將不可想象。
這會導致嚴峻的問題，大數據量會給軟硬件、數據監督、電子發現和GRC帶來怎樣的影響，驚人的增長率會放緩數據收集的速度，而且同時會受到不同應用 類型和存儲位置等因素的影響。例如，現有的電子發現功能能很好地覆蓋電子郵件，Sharepoint和文件次之。但是基于云的工具和呈爆炸性增長的社交媒 體電子發現仍處于起步階段。一些廠商還在尋找商業智能和信息管理的交點，以提供自動的分析、報告、靈敏的數據移動、項目級的工作流程洞察力，以及更多。
我們認為，數據收集工具在不斷完善，但是快速增長的數據帶來圍繞著存儲庫、云存儲、社交媒體、協作數字創造方面的持續挑戰。收集工具的開發和完善必 須與這些趨勢同步，這對于收集工具提供商來既是機遇，也是挑戰。機遇，是因為存在嚴重的收集技術壁壘;挑戰，是因為有市場需求，而且需求增長很快。
6、預測編碼
預測編碼，是采用抽樣數據來建立和執行數據集分析，是加速一些手動分析和審查的相當不錯的工具。這并不新鮮，多家廠商利用預測編碼來完善電子發現任 務，例如分析聚合、創建優先級、分類等。這些操作可縮短審查周期，將不響應的文檔以及組織結果分解成多個針對審查者的邏輯屏幕。
相比之下，針對自動審查的預測編碼可取代手動審查以節約時間和成本，同時提高精確度。預測編碼的實施，是逐步從專業律師審查實例中學習，然后將學習 結果應用到更大的審查集中，返回用于質量控制的統計樣本。理想的情況下，大型數據集采用防御性審查的時間，要遠遠少于一個審查小組所花費的時間。在事件 中，這并不容易，但確實有利于多個審查任務。
我們認為，針對審查者的預測編碼很有前途，但是沒有針對機器自動文檔審查的相關法律依據。這對于推行預測編碼作為審查自動化方法的企業來說是一個嚴 峻的問題。我們看到，推動預測編碼普及的動力有三個：首先，創建優先級，幫助一些積極的實施者先完成;其次，企業客戶對于審查成本和時間要求苛刻;最后， 一些法律公司創建了具有競爭力的審查實踐，他們更愿意嘗試預測編碼。
7、削減電子發現成本的壓力
電子發現的成本一直居高不下，而且這個情況從未改觀，但是企業應該堅持尋找削減成本的方法。隨著數據增長，傳統流程只能讓成本越來越高，而且需要新的工藝技術和不斷變化的成本模型。
企業尋找兩個主要的定價模式，這同時也影響廠商的底線：總成本和單線項目。后者涉及到做一個曲線流程和費用圖表，標注出每個步驟要求的最低成本的服 務，然后評估總成本。這時成本不可避免地要高于預期，因為電子發現流程是流動且多變的，需要多個中間環節。有經驗的項目經理會盡量減少財務上的麻煩。
當你能夠掌握它的時候，總成本模型就會起到很好的作用。這取決于為特定階段提供所需軟件、咨詢和工作流程管理的單一電子發現提供商。這個廠商可能與 外部某公司有合作，但企業客戶看到的是單一價格。(必須補充上法律事務所的成本，除非該事務所本身提供服務)評估將取決于文檔、數據量以及參與的監管人。 總成本可以是一個經濟方法，如果企業機構不需要利用現有電子發現流程或者替代供應商關系的話。
我們認為，推薦采用單線項目與總成本相結合的方法。單線項目定價適合于對現有電子發現有投資、合作以及工作流程管理專業技術的企業。甚至這些企業在 后續階段采用總成本方法，它也是沒有意義的，例如從流程到審查到生產。在廠商方面，電子發現產品和服務廠商正在尋找提供靈活定價讓客戶有所了解的方式。然 而，最終電子發現客戶需要接受一個簡單的事實，那就是成本可以控制，但是電子發現本身并不便宜，而且永遠也不會是便宜的。
8、持續整合
一些分析師“預測”電子發現領域將有廣泛的整合，事實上這已經在發生了。未來十年，我們將看到很多大的整合——大的存儲和服務器廠商吞并小型的電子發現公司。
這并不是說這這些公司定是做得很好。筆者仍然不知道Iron Mountain如此快地向Autonomy發布Mimosa和Stratify是為了什么，也不知道惠普為什么要收購Autonomy。賽門鐵克和 Clearwell呢?他們的企業文化也許是友好的，但是他們的產品線和客戶卻是大不相同。在Enterprise Vault中做一個Clearwell API，并不是一個組合產品線要做的。而且，隨著云和社交媒體的興起——更不用說不同類型數據的增長了——那些巨頭們必須要讓他們收購來的電子發現產品與現下市場需求保持一致。
我們認為：收購和整合是一個成熟市場必然存在的事實。存儲和服務器廠商收購電子發現廠商，沒有問題，但是必須要有效地規劃一下如何將其融合到現有的 和未來的產品組合中。筆者不是特別針對賽門鐵克，但是他們永遠也不會是一家Clearwell那樣的電子發現公司。他們能夠成為的，是一家為服務密集型業 務流程提供服務的存儲管理公司。這樣，他們才有用武之地。
9、從備份磁帶到歸檔
對于像電子發現這樣的業務流程來說，歸檔正越來越流行。備份對于短期數據恢復來說是必不可少的，但并不是針對長期保留需求的。不過很多企業仍然利用 備份來長期保留數據，而不是部署歸檔流程。我們相信，歸檔的采用率呈現上升趨勢，但是當備份磁帶已經是一個不爭的事實的時候，如何從中盈利將成是一個挑 戰。
不過，利用歸檔而不是備份磁帶來進行存儲管理、電子發現、監管和數據遷移是有很強推動力的。備份存在的原因有兩個：首先是災難恢復，其次是針對法規 遵從的長期保留。但是企業并不僅僅要求災難恢復和保留，他們還需要可搜索性和可恢復性。沒有真正的歸檔，以每份文件為單位，搜索和恢復磁帶就會存在很多嚴 重的問題：首先，運輸和保存磁帶的長期成本并不低;其次，磁帶整治是一項艱巨的任務;最后也是最重要的，磁帶在文件級的可恢復性和可搜索性方面表現非常糟 糕，而這兩點是電子發現收集必須具備的。真正的歸檔會克服這些基本的挑戰，給存儲環境帶來巨大價值。
我們認為，在歸檔和磁帶上運行電子發現，這兩者的成本和時間有著巨大差異。那些已經采用了某些歸檔產品的企業機構需要更加強調額外的搜索和收集能 力。那些在歸檔方面還沒有投資的企業，可以了解歸檔的業務要求、找出具有高成本效益、易于部署和擴展的解決方案，然后在投入資金進行采購。索性的是，越來 越多的企業機構開始意識到出色的歸檔相比采用備份磁帶作為歸檔的優勢在哪了。
