毫無疑問的是，對大多數用戶而言，90%甚至更多的存儲資源將會被電子表格、電子郵件、文檔、多媒體文件等非結構化數據占據。用戶的存儲系統將會充滿音樂、視頻或者PPT文件。更加糟糕的是，Gartner和IDC的分析師預測，在未來5年內，IT機構的數據量增長率將會達到800%。
用戶可以通過使用一些小工具來發現那些重復的、從不使用的或者不經常訪問和違反法律法規的文件數據。簡而言之，就是總會有一些辦法來擺脫那些TB級別的不必要數據。以下是一些技巧，可以幫助數據中心用戶減輕自身的存儲系統負擔。
1.盤點已有的工具
大多數公司并不知道自身面臨的問題有多大。他們不知道自己擁有多少數量級別的文件內容，不知道誰創建了這些文件、這些文件正在消耗什么資源，以及這些文件存在多大的重復度。當筆者開始與一些企業進行合作的時候發現，對于很多企業來說，他們NAS中存的數據大約有50%到60%的比例已經很多年未被訪問了。
由于許多人認為好壞數據的篩選非常復雜，這導致問題變得更糟糕。傳統上，手動的分析是非常困難和昂貴的。這種高成本的方式使得用戶對數據的分析頻率越來越小，有時一年才一次，這導致公司無法了解這些存儲的數據對他們的公司和存儲資源造成了什么樣的影響。
在確定找出無用文件、二層存儲或者存儲使用模式的趨勢之前，用戶需要了解現有的存儲容量，并且確定哪些工具是必須的。有幾個提供不同程度可視化的工具可以幫助用戶改善非結構化數據的環境。
一些本地的陣列監視工具只能提供陣列容量的檢測，并不能提供文件級別的信息，例如該文件上次被訪問的時間。此外，這種趨勢也會導致用戶往往會過高的估計自身的需要，而不得不提前購買新的磁盤陣列。針對文件樹的解決方案往往很繁瑣，它逐漸成為用戶系統上的沉重負擔，不僅會減緩用戶獲得可視性報告的速度，潛在的還會減緩網絡整合的速度。上述的工具往往需要幾個月或幾年的時間去部署，還可能會迫使用戶安裝代理來服務于監測相關的數據庫，這又對系統負擔和可擴展性帶來了挑戰。
更輕量級的解決方案可以在幾周之內部署完畢，并且不需要代理。有些使用一個專門的數據庫來收集文件元數據。這使得用戶可以比標準數據庫快10到 100倍的速度來收集10億文件數據的屬性和報告。上述解決方案中的大部分可以搭配一個數據移動或用戶腳本來實現數據刪除、歸檔或數據的重新分層。
2.確定不合適的文件
最終用戶的數據占據企業非結構化數據中的很大一個比重，并且這些數據往往會包含很多存儲在不同位置的重復版本。這些數據包含員工個人的照片、視頻、播放列表、潛在的病毒，還包括老舊的文件數據，幾乎每一家公司都存儲著大量的上述形式的文件。這些文件非常耗費資源。企業需要確定這些文件的優先級，以定期刪除或對這些數據重新進行分層存儲。
已經離職或重新分配工作的員工數據同時也包含著安全隱患。這些數據必須迅速被確認、隔離或者歸檔以確保數據的所有權和數據保留時間方面的準則。如果企業的數據中心需要一個特定的規則，一定要確保管理員能夠收集和分析所有信息的文件類型，以確保管理員能夠作為監督者的身份使得數據中心的數據保留和未經授權的數據使用準則更加有效。
3.對數據重新分層
第三個重點就是企業需要確保能夠了解所存儲數據的價值。IT機構往往在通過自動分層技術拯救了百萬級別的非關鍵數據的時候感到震驚。純粹的數據增長使得在最具成本效益的層級去存儲非結構化數據顯得尤為重要。分層的標準包括可用性、安全性，以及這些文件的可靠性。例如，第一層級的數據，每年的運行成本大約是8000美元每TB，這就說明在第一層級最好用來存儲有關商業的最關鍵數據。
一旦你確定了諸如上次訪問時間等的有用信息，你就可以確定該文件對于企業的價值，并根據此價值去存儲到不同的層級。此外，每個文件的價值確定之后，管理員可以建立一個數據存儲策略。上述的規則可幫助管理員建立起自動分層策略，簡化程序，并確保只有最重要的信息才被存儲在昂貴的第一層級存儲。
4.了解數據增長趨勢
對于所收集的數據進行監測非常重要，可以幫助用戶了解數據的增長狀況。捕獲影響用戶公司數據的變化趨勢，可以幫助用戶對于自身數據資源的使用情況有更進一步的了解。這種知識可以幫助用戶設置更可操作的策略以更好地管理數據。
取決于管理員所用的工具，你需要更加經常地監控存儲環境。你可能會想要避免一些只提供文件級別信息分級，卻不提供分級信息可訪問的工具，因為你無法利用這些工具來預測未來的數據增長趨勢。想象一下，如果你可以隨時看到一段時間內的數據分集信息，并能夠看到未來一段時間的數據趨勢，這無疑可以帶來很大的便利。
總而言之，就是一定要了解你的數據。肆無忌憚的數據增長使得管理員對很多敏感和非文件數據經常忽視，這也帶來了潛在的安全風險。識別重復的最終用戶文件、存儲位置，以及數據所有者，可以幫助管理員刪除無效文件、舊版文件和重復的文件以為關鍵業務信息騰出存儲資源。
若是管理員遵循了上述的四點提示，企業用戶的NAS卷最終可能會成功擺脫一些體重。
